E-mailbox verhuizen van hostingprovider

Als je naar een nieuwe hostingprovider overstapt wil je waarschijnlijk je e-mails inclusief archief meeverhuizen. Best spannend, want je wilt natuurlijk niets verliezen. Ik geef je hieronder enkele tips hoe je dit kunt regelen.

Gebruik je POP of IMAP?

Het 1e wat we uit moeten zoeken is of je momenteel POP of IMAP gebruikt om je mail binnen te halen. Dit kun je controleren bij de account-instellingen in je mailprogramma. Het type staat aangegeven bij je account.

Gebruik je momenteel de POP methode? Dan worden je mails lokaal opgeslagen op je PC. Dit kun je gewoon zo laten staan. Zodra je hostingpakket bij de nieuwe provider klaar is kun je de mails makkelijk daar naartoe kopiëren.

Maak je gebruik van de IMAP methode? Dat betekent dat mails worden opgeslagen op de server. Het voordeel hiervan is dat je mailbox er op meerdere apparaten hetzelfde uitziet. Wijzigingen die je op 1 apparaat maakt zie je overal terug, het systeem synchroniseert dit continu. Nadeel is dat je het bij een verhuizing van provider mee moet verhuizen. Hieronder staan 2 methoden beschreven die je hiervoor kunt gebruiken:

Methode 1: Alles 1x binnenhalen met POP methode

Je kunt ter voorbereiding van de verhuizing je account instellen met de POP methode zodat alle mails op je PC worden binnengehaald.

1. Maak hiervoor een nieuw mailaccount aan en selecteer de POP methode.
2. Haal alle mail binnen via het POP account, alle mails staan hierna lokaal op je PC opgeslagen.
3. Na de verhuizing voeg je de mailbox bij de nieuwe provider toe en kun je alle mails en/of mappen uit het POP account kopiëren naar je nieuwe account. Dit kun je doen door ze te selecteren en te kiezen voor Kopiëren, of je kunt ze gewoon verslepen, daarmee verplaats je ze en worden ze op de oude locatie verwijderd.
   Heb je veel mails? Het kan even duren!
4. Het oude account laat je nog staan tot en met de verhuizing zodat je eventueel nog binnenkomende mails ook nog over kunt zetten naar je nieuwe account. Zodra de verhuizing helemaal rond is kun je het oude account verwijderen.

Methode 2: IMAP kopiëren naar nieuwe provider

De handigste manier om mails te bewaren bij de overstap naar een nieuwe provider is om de IMAP mailbox te kopiëren naar de nieuwe provider. Je kunt er ook voor kiezen om de mails tijdelijk naar een lokale map te kopiëren, maar het handigst is natuurlijk om de mails gelijk naar de nieuwe mailbox kopiëren als je deze al tot je beschikking hebt.

1. Maak (of laat het voor je maken) eerst de mailbox aan in de nieuwe hostingomgeving.
2. Stel deze vervolgens in je mailprogramma in als extra account. (zie handleidingen hoe je een mailaccount instelt)
3. Zolang de verhuizing nog niet afgerond is kun je nog niet je domeinnaam gebruiken bij de serverinstellingen (dus geen mail.domeinnaam.nl o.i.d.). Vraag naar het adres dat je wel alvast kunt gebruiken bij je nieuwe provider, dit kan een IP of serveradres zijn.
4. Kopieer vervolgens alle mails en/of mappen uit je oude account naar het nieuwe account. Dit kun je doen door ze te selecteren en te kiezen voor Kopiëren, of je kunt ze gewoon verslepen, daarmee verplaats je ze en worden ze op de oude locatie verwijderd.
   Heb je veel mails? Het kan even duren!
5. Het oude account laat je nog staan tot en met de verhuizing zodat je eventueel nog binnenkomende mails ook nog over kunt zetten naar je nieuwe account. Zodra de verhuizing helemaal rond is kun je het oude account verwijderen.

Controleren of de mails goed overgezet zijn

Om te controleren wat er nu echt op de server staat zou je de webmail omgeving van je nieuwe provider kunnen gebruiken. Als je daar inlogt en je ziet al je mails en mappen goed staan dan is het goed overgezet!

Wat gebeurt er met mails tijdens de overgang?

Over het algemeen gaat er geen mail verloren bij de overgang van provider, mails komen of nog in je oude mailbox binnen, of nadat de verhuizing rond is, in je nieuwe mailbox. Er kan echter een kort moment zijn waarbij de ene partij al bij de nieuwe provider loopt en de ander nog bij de oude terecht komt.

Dit heeft te maken met de DNS instellingen, een vrij technisch verhaal, maar zie het als adressen online. Bij het overzetten naar een nieuwe provider krijg je een nieuw IP adres en wordt de adreswijziging van je domein doorgegeven. Er kan echter verschil in timing optreden waardoor het niet overal tegelijk gewijzigd is.

Je zou daarom voor de zekerheid nog kunnen kiezen voor een doorstuur optie bij je oude provider, laat je mail b.v. ook tijdelijk doorsturen naar een gmail of hotmail adres. Dan weet je zeker dat er niets tussen wal en schip kan vallen.